会社の固定電話はなくした方が、業務が効率化すると思う話

投稿日:2018年11月9日 更新日:

社会人1年目から、ずっと会社の固定電話はいらないと思っている、どうも僕です\(^o^)/

 

僕は最初に就職した頃から、「電話は誰よりも早く取れ!」と言われておりました。
(もう鳴った瞬間出てましたw)

その頃から、「電話で業務効率が落ちるから、新人が取るんだなぁ」みたいに思っておりましたが、常に新人がデスクにいるわけではありません。

そういう時はみんなが一斉に電話を取るという謎の構図になっていて、入社初月の段階で「固定電話なんてなければいいのに」って思っていました(°_°)

みんな鬼のようにタスクを抱えていましたし、電話のたびに作業を中断したり、違う対応をしなければならないのは明らかに非効率ですからね。。。

 

別に電話でなければならない用件でもないですし、クラウド上のやり取りに切り替えた方が効率化すると思うんです。

 

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会社の固定電話で業務が非効率になる理由

まず会社に固定電話があると、じゃんじゃん電話がかかってきます。

 

自分に関係のある業務なら、まだいい方です。

大抵は自分に関係のない案件だったり、よくわからない営業電話だったりするので、この時間本当に無駄でしかないんですよ。

 

特に事務の人とかは、自分の仕事もありながら電話の取次をしますが、この「取次」作業って完全にいらないですよね。。。

クラウド上のやり取りで、直接本人に言ってくれたら、もっと業務が効率化すると常々思っております(´;ω;`)

それから自分と関係のある案件だったとしても、電話がかかってくるときはほとんどの場合違う仕事に取り組んでいます。

 

「ちょうど話そうと思ってたんだよ!」

 

って思うことなんて少ないですからねw

電話してくる側はちょうど話したいタイミングなのでしょうが、相手がそうとは限りません。

 

緊急の案件ならともかくとして、相手の時間に割り込んでいく電話というツールは、社会全体の生産性を下げていると感じるのです。

 

会社の固定電話は相手の仕事を妨げる

ちなみに今勤めている会社でも、入電対応をすることは多いです。

自分の仕事に集中したいのに、いきなり電話がかかってきて、集中を妨げられる。。。

きっと多くの方も経験していることと思いますが、これって本当ストレスですよね(´ ・ω・ `)

 

コミュニケーションツールが電話しかなかった頃なら、まだわかるんですよ。

わざわざ人に会いに行くより、電話をした方がずっと効率的ですからね…!

 

ただ、今はメールもありますし、Slackやチャットワークのような、グループチャットアプリもあります。

そういったものを活用すれば、相手の業務を妨げずに連絡が取れるので、わざわざ電話をする必要はありません。

電話で連絡する文化がなくなれば、もっとお互いの業務が効率化すると感じますね…!

 

仕事上で電話をしてくる理由

とはいえ、電話をしてくる側の心理も、全くわからないわけではないんですよ。

僕は営業畑出身なので、メールでは通らなそうな要件でも、対面や電話なら通せるとかつい考えてしまいます。

あとは関係値を築きたい時など、直接声でやり取りした方がいいと思うこともあり、そういう時は電話をしたくなりますね(°_°)

 

でも冷静に考えたら、相手からしたら迷惑な場合の方が多いですし、一方的に要求を飲まされるリスクもあるわけです。

その点クラウド上のやり取りの方が、相手もじっくり考えた上で判断できますし、その場で周りと相談することもできます。

健全な取引をするという意味でも、電話でのやり取りは控えた方がよさそうです。

 

メールがめんどくさいなら、チャットアプリを使おう

あとは単純に、メールを送るのがめんどくさい時はありますよねw

「平素は大変お世話になっております」とか書くの、正直とてもめんどくさいです(°_°)

なので電話ができる間柄の人なら、電話の方がいいと考えてしまいますw

 

ただ、この辺もチャットアプリとかを活用すれば問題ありません。

僕はSlackとチャットワーク両方使っているのですが、これがあれば社外の人ともチャットでやり取りができます。

すごい便利なのですが、ただ難点としては、取り入れている会社がまだまだ少ないこと。。。

もっとたくさんの会社がチャットアプリを使うようになったら、無駄なやり取りがかなり減ると思っています!

 

固定電話が鳴るだけでストレスも増える

あとは僕だけかもしれませんが、電話が鳴るだけで地味にストレスを感じるんですよね(´ ・ω・ `)

特に自分が電話を取らないといけないシチュエーションだと、かなりのストレスになります。

 

仕事に集中したいのと、常時かなりのタスクを抱えているため、これ以上何か増えるのもごめんですから(°_°)

少なくとも電話がかかってきて、「わぁ、嬉しい!」とはなりませんw

 

この辺は客商売なら別だと思いますが、仕事上のやり取りを電話で行う人たちと、個人的には気持ちよく働ける気がしないです。

独立したら電話を平気でしてくる人や会社とは、多分仕事上では付き合わないと思いますね…!

 

会社から固定電話をなくそう

今固定電話をなくす会社もあるみたいですが、まだまだ一般的ではありません。

ですが電話というツールは、もう一部の会社以外は不要ですし、働く人も同じように考えているはずです。

固定電話を置かない会社がもっと増えて、代わりにチャットアプリが普及したらいいなぁと思う次第ですね!

特に社内でも電話し合っているような会社だったら、最低限そこだけでも電話はなくすべきかなぁと思います\(^o^)/

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