【効率化】取引先とのメールを話し言葉にしてみたよ。面倒なビジネスメールをチャット感覚で送っちゃおう

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仕事上のお堅いメールって、本当疲れますよね…!

明らかに無駄な文章なのですが、かといって会社の顔として適当な文章は送れない…

僕はゆるい正確なので尚更かもしれませんが、だんだんメールをするのが嫌になってきますよね。。。

 

ということで、会社の取引先とのメールを話し言葉にしたいなと思いました!

 

ちょっと試してみたら意外と成功しちゃったので、皆さんにもちょっと試してほしいなと思います(笑)

 

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仕事のメールも話し言葉にしちゃおう!

そもそもの話、、、誰が最初にあんな固いメールを打ち始めたんでしょうか(´・ω・`)

お固い職業ならまだしも…普通の会社で普及しているのが、本当に不思議で仕方ありません。

そしてお堅いメールが無駄だと感じているのは、決して僕だけではないはず。

メールでももっとフランクにできたら、お互い楽ですし、仕事ももっと効率的に進みますよね。

無駄に時短とか声高に叫ぶよりも、こういう社会常識を変えた方が時短やGDP向上に繋がると思うんです。

まあそこに着目した企業がチャットアプリを開発し、実際会社でも使われ始めていますが、取引先相手などは今も大半がメールじゃないでしょうかね。
(うちの会社も「チャットワーク」を導入していますが、実際社内でしか使っていませんから…)

なのでメールをみんなが話し言葉にし始めたら、チャット感覚でメールを送るのが常識になり、やがて「メールって超無駄だからチャットにしよう!」と思う企業も増えると思うんですよね。

 

取引先のメールを話し言葉にする方法

では実際に、どうすれば仕事上のメールを話し言葉にできるのでしょうか?

ある程度の関係値がなければ難しいですが、まあ取引先くらいならですが容易にできるはずです。

そして僕は現在、2つ方法で取引先とのメールを話し言葉にできたので、その方法をご紹介していきます!
(増えたら追記します 笑)

 

1.徐々に話し言葉に変えていく

まずは鉄板(?)ですが、メールのやり取りを徐々に話し言葉に変えていく方法です。

あくまで徐々に行うのが大切で、始めは「〜みたいですね。」「少し難しいかもしれませんが…」などと、失礼のない範囲内で文体を崩しましょう。

すると向こうも「〜ですね。」「〜かもしれません…。」などと、同じ範囲内で崩してきます。

そして崩れて来たのがわかったら、もう一段階崩します。

「本当にありがとうございます!」「〜さんのおかげですm(_ _)m」みたいに、ビジネスメールでは使わない範囲に徐々に入り込んでいきましょう!

すると恐らく向こうも、同じくらいの温度感で返してきます。
(みんなビジネスメールって面倒くさいですから 笑)

こうなったら話し言葉になるまで時間はかかりませんね♪

続いて「平素は大変お世話になっております」的な文章を抜いたり、名前を様付けではなく「◯◯さん」にしたり、徐々にチャットレベルに近づけていくイメージで崩していきましょう。

これで向こうも同じように返してくれるようになったら、取引先の方とメールするのも面倒と感じませんし、むしろ楽しくなりますよ♪

 

2.フェイスブックで繋がる

それからもし可能なら、取引先の方とフェイスブックで繋がってしまいましょう!

個人的にはこれが最強かなと思います(笑)

普段お固いやり取りをしている取引先の方に、まずはフェイスブックで友達申請を送ります。

もちろん申請をする前に、電話や会った際「フェイスブック申請していいですか?笑」と許可を得ることは忘れずに。

もちろん繋がるだけでなく、コミュニケーションも取っていきましょう♪

するとお互いの関係値が深くなるので、メールも自然と話し言葉になります。
(むしろビジネスメールを送ることに気持ち悪さすら覚えます 笑)

なので別にフェイスブックでなくてもいいですが、SNSを活用するのは有効な手段です。

ちなみに会社以外で仕事をしたくなければ、仕事中に「取引先とコンタクトを取る」といってフェイスブックでコンタクトをとりましょう。

投稿にコメントを入れてあげるのもいいですね!

なんか文句を言われたら、「個人レベルで仲良くなった方が、今後いい関係を築けますよ、部長」と反論しましょう。
(実際その通りだと思いますから)

僕は仕事中に堂々とフェイスブックをやっていますし、逆に仕事が終わったら一切開きません(笑)

もはや取引の話をフェイスブックのメッセンジャーで行うようになった人もいるので、例えば仕事用のフェイスブックアカウントを作って、そこで個人レベルで仲良くなってしまうのもおすすめですよ!

 

親しき中にも礼儀あり。いきなりフランク過ぎるメールは送らないこと

一応注意書きとして。

社内でこの話をしたところ、取引先の方にいきなり「ういーっす!」みたいなノリのメールを送ったバカがいました(笑)

まあこのブログを読んでいる方なら心配ないでしょうが、どんなに仲良くなったとしても、最低限の礼儀ってものはあるわけです

メールを崩していくにしても徐々に、すごく仲良くなったとしても、短い文章の中に相手を思いやる気持ちや礼節を込めて欲しいところ。

礼儀を欠いた瞬間に、相手からは「この人と仕事したくないなぁ」って思われてしまいますからね…!

「親しき中にも礼儀あり」とはよく言ったものです。

 

取引先とのメールを話言葉にしましょう

まあ最低限の礼儀は忘れないにしても、無駄に固くて長いメールを送る必要なんてないわけで、こういう無駄を日本からなくしたいですね。

僕はその一環として、普段コンタクトしている取引先とのメールを、どんどん話し言葉に移行していってます(笑)

少し崩したら相手も必ず崩してくるので、やっぱりみんな無駄だと思ってるんだなぁと実感する毎日です。

これを見た社会人のみなさんも、取引先など普段定期的にコンタクトを取っている相手に対しては、メールを話し言葉に変えてみてください。

すると相手も自分も仕事を効率化できますし、それにより無駄な残業が減ったり、家族との時間が増えたり、給料が増えたり、もう一石何鳥なんだってくらい、いくつもの嬉しい効果が生まれるはずです♪

まあメールだけでは一人当たりの効果は少ないかもしれませんが、これが日本中に広まったら、どれだけ生産性が高まり、どれだけの余暇が増えるのか…

考えただけでもウキウキしますし、また恐ろしくもなってきますね…(°_°)

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